Vår väg mot ett genomarbetat styrsystem

Att ta fram ett system är ett stort arbete. Det är också arbetsamt att upprätthålla och utveckla ett styrsystem. Man säger att kvalitetsprocessen är en process utan slut, därför vill vi från början införa ett arbetssätt lämpat att upprätthålla och utveckla systemet.

Detta arbetssätt bygger på att organisationen själv skall tillhandahålla de resurser som krävs för att dokumentera kvalitetssystemet, arbetet saknar implementeringsfas och att dokumentationen har samma struktur som arbetet, inte som till exempel en standard.

Här beskriver vi kort vårt arbetssätt:

1. Ledning

Alla kvalitetssatsningar står och faller med ledningens engagemang. Därför är det viktigt att ge ledningen den kunskap och insikt som krävs för att kunna driva projektet. Vi lägger därför ner mycket tid på att kartlägga ledningsgruppens kvalitetssyn och kunskap. Om behov finns genomför vi ett ledningsseminarium kring kvalitet.
Under detta arbete tas förslag till kvalitetspolicy fram om en sådan saknas.

Projektets tidsram läggs fast och resurser avdelas.

Efter en analys av organisationen lägger vi förslag på hur systemets dokumentation bör struktureras för att bli så lättarbetad som möjligt. Vi sammanställer vid behov ett kravdokument där kraven på den aktuella organisationen förklaras på ett lättläst sätt. Om flera krav än ISO 9000 förekommer förenar vi samtliga krav i ett dokument.

Vi lägger färdiga förslag till vissa rutiner som organisationen har svårt att ta fram själva: dokumentstyrning, avvikelsehantering och internrevision.

A. Arbetet att nå RÄTT KVALITET
-börjar som ett projekt av en mindre grupp, ofta en kvalitetsavdelning.
- tränger in i verksamheten och ökar i omfattning- ofta mycket sakta och under motstånd från linjefunktionerna.
- målet nås efter lång och mödosam väg.

B. Arbetet att nå RÄTT KVALITET
- börjar "inne" i verksamheten och drivs av företagsledning och linjeansvariga.
- utvecklas till att omfatta allt större del av verksamheten - processen är igång.
- målet nås snabbare bl a genom att linjeansvariga själva kan få indikationer i lönsamhets- och effektivitetsförbättringar.

2. Information till personalen

Det är viktigt att man får med sig alla från början och att kvalitetssatsningen upplevs som positiv.
Vi eller någon från ledningen informerar all personal om hur projektet kommer att genomföras. Dessutom berörs den roll som personalen kommer att spela vid framtagandet av rutiner. Informationen sker i grupper, max 12-15 pers, ca 2h per grupp.

3. Funktionsbeskrivningar

I funktionsbeskrivningarna klarläggs organisationsförhållande, ansvar och befogenheter. Ledningen börjar med att ta fram sina funktionsbeskrivningar varefter de sprider arbetet nedåt i organisationen.

4. Dokumentation av nuläge

Många konsulter rekommenderar att man först genomför en dokumentationsfas där man beskriver hur man vill arbeta, därefter en implementeringsfas där man inför de arbetssätt som dokumenterats.

Så arbetar inte vi!

Dokumentationen av systemet skall återspegla nuläget. Det finns ingen anledning att frångå den principen när kvalitetssystemet arbetas fram. Vi rekommenderar att man dokumenterar nuläget. Endast ändringar som helt och hållet kan införas på några dagar kan accepteras, för att sedan ta reda på vad mer som behövs för att uppfylla kraven används den interna revisionsverksamheten.

På detta sätt får kvalitetssatsningen större förtroende hos medarbetarna, eftersom man jobbar på rätt sätt från början, fler medarbetare får inflytande över systemet och de interna revisorerna får en bra start på sitt arbete.

De första rutinerna tar nyckelpersonerna fram tillsammans med oss. De rutiner som ligger nyckelpersonerna närmast bör tas fram först. Rutiner skrivs av utsedda medarbetare.

Underlagen uppdateras kontinuerligt. Vi är stöd i processen samt tittar med jämna mellanrum på dokumentationen för att se att man är på rätt spår.

5. Start av intern revisionsverksamhet

Ett antal internrevisorer utbildas av oss genom företagsintern utbildning. Revisorerna skall vara från skilda verksamhetsområden och ha de personliga egenskaper som man förväntar sig av en revisor.
Ledningen tillsammans med oss upprättar intern revisionsplan. Internrevisorerna reviderar organisationen enligt planen.
Vi finns med i bakgrunden. Företaget upprättar och genomför handlingsplan.

6. Inför certifiering

Vi gör revision på de delar av systemet som vi anser vara i behov av det. Handlingsplan upprättas och genomförs.
Ledningen informerar hela personalen om det nya systemet.
Tredjepartscertifiering genomförs om organisationen önskar detta med ett av certifieringsorganen.

7. Ständig förbättring

När systemet är i gång och eventuell certifiering genomförd utbildar vi ledningsgruppen i hur man kan utveckla organisationen mot totalkvalitet och ständig förbättring.