Vad är ett ”Verksamhetsnära styrsystem”?

I dagligt tal brukar systemet vara den pärm som innehåller rutiner och instruktioner. Det är inte helt rätt. Officiellt definieras ett styrsystem som: "organisatorisk struktur, ansvar, rutiner, processer och resurser för att leda och styra verksamheten med avseende på kvalitet". När man arbetar med system är det verkligheten som gäller. Dokumentationen skall återspegla verkligheten som den är, inte som man vill att den skall vara.

Det officiella kräver:

  • att organisationen genomför ett antal aktiviteter för att ge organisationen möjlighet att leverera produkter och tjänster med rätt kvalitet.
  • dessutom krävs att dessa aktiviteters arbetssätt och resultat är dokumenterade.
  • även organisationsförhållande, ansvar och befogenheter skall vara definierade och dokumenterade.

Kraven är inte alls konstiga, de är vad man kan vänta sig av ett "kvalitetsföretag".
Kraven gäller där de är tillämpliga, om ett krav inte alls passar in på en viss verksamhet kan man bortse från kravet.

Kvalitet i alla led

Kraven i standarden talar inte om hur en viss aktivitet skall genomföras, bara att den skall genomföras. Varje organisation kan därför välja de arbetssätt som passar den bäst. Det är sedan revisorernas sak att bedöma om man genomför aktiviteten på ett sätt som är tillräckligt bra för att svara mot standardens och kundernas krav.

Dokumentationskravet beror i första hand på att alla medarbetare skall arbeta på samma sätt och att alla skall ha samma uppfattning om ansvar och befogenheter i organisationen.

Dokumentationens form är inte alls inskränkt till papper i pärmar. Nedan följer några exempel på aktiviteter som det officiella kräver:

Kontraktsgenomgång 

Kontraktsgenomgång innan ett avtal,
offert eller order, ingås skall man i en kontraktsgenomgång först säkerställa att man har komplett underlag från kunden, att inga oklarheter föreligger, att man kan leverera vad man lovar, att man kan hålla leveranstiden, att kundens förväntningar infrias...

Dokumentstyrning

Dokumentstyrningens syfte är att säkerställa att alla dokument (specar, ritningar, rutinbeskrivningar mm), som kan påverka kvaliteten, finns på rätt plats och i rätt utgåva samt att bruket av ogiltiga dokument förhindras.

Processtyrning

Tillverknings- eller framtagningsprocesserna skall utföras under styrda förhållanden med lämpliga produktionsresurser som får ett lämpligt underhåll.

Kontroll

I en förädlingskedja finns provningsstatus. Ofta ett antal kontrollmoment, tex mottagningskontroll, kontroller under produktion, slutprovning mfl. Resultatet av dessa kontroller skall framgå tydligt så att det inte finns risk för sammanblandning av godkänt, underkänt och ej kontrollerat gods.

Avvikelsebehandling

När något, tex en produkt, korrigerande och tjänst eller ett arbetssätt, förebyggande åtgärder har avvikit från specifikation säger man att en avvikelse har uppstått. Alla avvikelser skall identifieras, avskiljas, åtgärdas och rapporteras.

De korrigerande åtgärderna syftar till att eliminera avvikelsens orsak, de förebyggande till att motverka att avvikelser som ännu inte inträffat kommer att inträffa.

Interna styrsystemets revisioner

Effektivitet och efterlevnad bedöms i revisioner. Revisioner med egen personal som revisorer kallas interna revisioner. Dessa skall genomföras med lämpliga mellanrum.

Ledningens genomgång av Organisationens ledning är styrsystemet ytterst ansvarig för systemets effektivitet. Med lämpliga mellanrum skall ledningen bedöma systemets effektivitet och initiera lämpliga åtgärder.