Det finns olika sätt att dokumentera sitt system

Det finns olika sätt att dokumentera sitt system. Ett är att studera alla regler och mallar och sedan försöka få alla att jobba efter idealbilden t. ex ISO 9001 och/eller 14 001. Genom att upprätta en hård kontroll försöker man se till att förbättra efter standardens innehåll . Detta lyckas sällan.

Det enda riktiga verksamhetssystemet beskriver verkligheten

Det finns olika sätt att dokumentera sitt system. Ett är att studera alla regler och mallar och sedan försöka få alla att jobba efter idealbilden t. ex ISO 9001 och/eller 14 001. Genom att upprätta en hård kontroll försöker man se till att förbättra efter standardens innehåll .

Detta lyckas sällan. Dessutom förlorar man både tid och pengar på att kontrollera det som redan är gjort. Då är det redan för sent att rätta till och man får börja om på nytt igen.

Vill man verkligen uppnå en förbättring i sitt företag eller organisation tror jag att man måste gå en helt annan väg. Den börjar med att varje medarbetare beskriver sitt handlande och varför hon eller han gör just på det viset.

Därefter tar man reda på vad kunden, yttervärlden, förväntar sig. Sedan försöker man få dessa två beskrivningar att fungera praktiskt tillsammans.

Genom att varje medarbetare inom företaget får beskriva vad hon eller han gör och vad man anser sig ha ansvar för så kan man rätta till vissa missförstånd och göra nya överenskommelser som stämmer med vad kunderna förväntar sig att få.

Detta är ett mycket effektivt sätt att få en överblick och analysera verksamheten och ett nödvändigt redskap när man ska effektivisera.

Allt detta ger sammantaget strukturen på systemet för just det företag eller den organisation som det gäller för, man utgår alltså från organisationens egna villkor.

Detta gör det också lättare att få alla medarbetare delaktiga i arbetsprocessen. Det är lättare att motivera de anställda om de vet vartill arbetet syftar. Alla människor har en fantastisk sida och det gäller att ta till vara på den.

Då uppnår man effektivitet och kvalitet i den totala produktionen inom en organisation, både på kontoret och ute i tillverkningen.

När man analyserar företaget upptäcker man ibland att vissa personer sitter på helt fel platser. Det resulterar i att de inte kan göra ett bra arbete och de känner sig inte tillfreds. Genom att byta plats kan dessa medarbetare få chansen att spela en viktig roll i organisationen.

Jag tycker inte att man ska nöja sig med att människor går till jobbet bara för att ha sysselsättning och lön. Jag vill att människor går till jobbet för att de känner att de har en uppgift att fylla. De som inte har hittat fram till detta måste man hjälpa att hitta den uppgiften, tillsammans med vederbörande. Då får de en ROLL i organisationen som de ska leva upp till.

Har man som medarbetare uppnått detta börjar man också förstå sammanhanget i hela organisationen, vilket alltför få gör idag. Denna kunskap vidgar synen på och förståelsen för vad det är för underlag som kommer till en. Då först kan man börja ställa krav på det material man får från andra och som man ska arbeta vidare med. Samtidigt måste man göra allt som krävs för att nästa person som man ska lämna över till, ska bli nöjd. Det skapas ett internt kund - leverantörsförhållande. Var och en håller efter sig själv och varandra.

Då uppnår man automatiskt en högre standard, mer engagerade och effektiva medarbetare och bättre lönsamhet.

Men det är viktigt att göra allt i rätt turordning.

Först ska man ta reda på hur verksamheten fungerar idag och sedan beskriva vart man vill ta vägen, vilka mål som finns. När allt fungerar som man önskar kan man dokumentera sitt system - men först då, när förändringarna fungerar. Då beskriver man i sitt system det som i verkligheten är i användning.

Då undviker man system som beskriver historia eller framtid.

Då får du ett system som beskriver verkligheten som den är just nu. En dokumentation som alla begriper och kan följa. Detta kan liknas vid en orienteringskarta. Stämmer den inte med terrängen, utan visar en ”önsketerräng” blir det svårt att hitta rätt och springa dit man ska.

Stämmer kartan med verkligheten kommer man att nå fram dit man vill. Vet man vilka hinder som finns är det inga problem att forcera dem.

Kända problem är inga problem - det är en arbetsuppgift, som kan ta längre eller kortare tid att lösa. Men det går alltid att lösa problemen om man vet om dem.

Som John Lennon sa:

”Det finns inga problem
- bara lösningar”.

Därför anser jag att företag och organisationer ska sträva efter att lägga de ISO baserade systemen åt sidan tills de har genomfört ett verklighets- eller verksamhetsbaserat system. Här kan givetvis standarden användas som ett verktyg av många för att säkerställa att vi tänker på det som kunden kan komma att kräva av oss.

När detta väl fungerar kan man ta till sig ISO 9000 så som det är ämnat, nämligen en checklista över krav som man inledningsvis ska ifrågasätta relevansen så att vi arbetar in det som är användbart för vår verksamhet.

Om man bara stirrar sig blind på pärmarna med beskrivningar av ISO 9000 och 14 000, missar man den verkliga utvecklingen av systemet.

Vilka företag tänker på att ekonomiavdelningen, administrationen, anbuds- och offerthanteringen, orderhanteringen och styrningen också ingår i ett verksamhetssystem?!

Livet efter uppbyggandet av ett system är det många som glömmer. Hur ser rapporteringen ut, om vad som sker i organisationen, avvikelser, kundreaktioner och de interna revisionernas resultat, vad görs med detta?

Planering av både arbeten och resurser att använda rätt kompetens på rätt ställe. Detta är aktiviteter som är mycket viktiga för att få ett system att leva upp till det som det var tänkt till från början.

Hur många ledningsgrupper har inte förväntningar på att systemet ska generera ett bra resultat. Till och med fördubblad vinst utan att öka marknadsandelen är ingen ovanlig förutsättning som lagts fram till ledningen för att få investera i ett verksamhetssystem. Vad blev resultatet?

Tyvärr är det allt för många som inte har en aning om vad systemet lämnar efter sig i form av en bättre lönsamhet och avkastning på insatt kapital för företagets investering.

Det stora misstaget många företag gör är att en liten klick högre tjänstemän sätter sig ner och skriver ihop en ”Önskekarta”, ett antal handböcker där man talar om hur det ska vara. Än värre när man tar till sig en extern konsult att bidraga i detta arbete. Sedan går man ut i organisationen och försöker pracka på alla övriga medarbetare sina skrifter.

Jag anser tvärtom att dokumentationen ska komma från samtliga medarbetare inom produktionen och administration genom hela hierarkien. Här blir den externe rådgivarens roll att lägga strukturer tillsammans med medarbetarna i organisationen ta fram de processer man idag arbetar efter, ifrågasätta om detta arbetssätt är det mest effektiva för den arbetsuppgift som ska utföras och utgående från detta arbeta vidare och dokumentera verksamheten.

Den tidigare synen på produktion och kvalitet har gått ut på att man tror sig uppnå bättre resultat med hjälp av kontrollverksamhet.

Men totalkvalitet där arbetsmiljö, yttre och inre miljö är medtagna är så mycket mer. Den berör alla, inte minst ledningen. Totalkvalitet börjar med ett kvalitetsledarskap i alla led, dvs alla ledare på alla nivåer ska tänka vad som är rätt från början och vilken turordning vi överenskommit att arbeta efter.

Det handlar nämligen inte bara om att uppnå en teknisk standard utan därtill en organisationsstandard som leder till kreativitet och engagemang.

Det dokumenterade verksamhetssystemet som utgår från alla medarbetare och skapas av alla medarbetare är ett förtroendesystem.

Kontroll däremot är ett misstroendesystem. Och verksamhetssystem som dokumenteras av några få personer är illusioner och luftslott - de beskriver ingen verklighet.

Förr i tiden behövdes inte denna diskussion.

Då var människan bonde och hantverkare, jägare och samlare. Då var man med i alla processer och begrep alla sammanhang.

Men idag när vi är kuggar i den väldiga industrialismens hjul är det lätt att tappa begreppet om var vi befinner oss, vad vi gör och varför.

Det är dags att vi alla erövrar den kunskapen igen.

För allas vårt välbefinnande, för kreativitetens,
engagemangets, effektivitetens skull.

Erling Rist=Christensen
Q-Structure AB